Krótka odpowiedź
Spółkę z o.o. z udziałem cudzoziemca można zarejestrować online przez S24 albo w trybie notarialnym. S24 jest szybsze i tańsze, ale nadaje się głównie do prostych struktur. Notariusz jest właściwy, gdy potrzebna jest niestandardowa umowa spółki, wspólnikiem jest zagraniczna spółka, występuje aport, projekt ma charakter joint venture albo wspólnicy chcą precyzyjnie uregulować swoje prawa i obowiązki.
Przed wyborem trybu trzeba sprawdzić dokumenty, podpisy elektroniczne, dane wspólników, adres spółki, pełnomocnictwa oraz zakres postanowień umowy spółki.
Zapraszamy do przeczytania artykułu traktującego o podstawach prawnych dla tych działań
S24 — kiedy jest dobrym rozwiązaniem?
S24 jest systemem umożliwiającym elektroniczną rejestrację spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy. To rozwiązanie może być praktyczne, jeżeli spółka ma prostą strukturę i nie wymaga indywidualnie negocjowanych postanowień.
S24 zwykle sprawdzi się, gdy:
- wspólnikami są osoby fizyczne
- wkłady są pieniężne
- wspólnicy akceptują standardowy wzorzec umowy
- spółka nie ma rozbudowanej struktury udziałowej
- nie ma aportów
- nie ma szczególnych uprawnień osobistych wspólników
- sposób reprezentacji jest standardowy
- wszyscy podpisani mają działające podpisy elektroniczne
- dokumenty nie wymagają skomplikowanej legalizacji ani tłumaczeń
Kiedy S24 może być błędem?
S24 nie powinno być używane automatycznie. W niektórych sprawach szybka rejestracja może stworzyć problemy, które później będą kosztowne do naprawienia.
Szczególną ostrożność należy zachować, jeżeli:
- wspólnikiem ma być zagraniczna spółka
- wspólnicy chcą wnieść aport
- projekt ma charakter joint venture
- wspólnicy chcą ograniczyć zdobywanie udziałów
- konieczne są szczególne uprawnienia osobiste
- potrzebny jest niestandardowy mechanizm reprezentacji
- mają wystąpić mechanizmy: drag along, tag along, albo deadlock
- konieczne jest szczegółowe uregulowanie zakazu konkurencji
- spółka ma być częścią większej struktury holdingowej
- planowane są inwestycje, finansowanie zewnętrzne, albo wejście kolejnych wspólników
W takich sytuacjach warto rozważyć akt notarialny albo dodatkową umowę wspólników.
Rejestracja u notariusza — kiedy warto?
Tryb notarialny jest bardziej elastyczny. Pozwala przygotować umowę spółki dopasowaną do konkretnego projektu, a nie tylko wybrać warianty dostępne w formularzu.
Notariusz będzie szczególnie istotny, gdy:
- wspólnicy chcą niestandardowych postanowień
- wnoszony jest aport
- wspólnikiem jest zagraniczna osoba prawna
- trzeba szczegółowo uregulować zdobywanie udziałów
- projekt ma charakter inwestycyjny, albo joint venture
- wspólnicy chcą zabezpieczyć prawa mniejszości
- konieczne jest powiązanie umowy spółki z umową wspólników
- pełnomocnictwa zagraniczne mają być użyte w akcie notarialnym
Tryb notarialny może być wolniejszy i droższy, ale przy złożonych relacjach wspólników często jest bezpieczniejszy.
Jakie dane trzeba przygotować przed rejestracją?
Dobra rejestracja zaczyna się od kompletnej checklisty danych. Przy cudzoziemcach brak danych albo rozbieżność w dokumentach potrafią zatrzymać proces na kilka dni albo tygodni.
Dane wspólników i członków zarządu
Najczęściej potrzebne są:
- imię i nazwisko zgodne z dokumentem tożsamości
- obywatelstwo
- data urodzenia
- adres zamieszkania
- adres do doręczeń
- numer dokumentu tożsamości
- PESEL jeśli został nadany
- adres e-mail
- informacja o rezydencji podatkowej
- informacja o beneficjencie rzeczywistym
- dane do podpisu elektronicznego
- informacja o roli w spółce: wspólnik, członek zarządu, prokurent, pełnomocnik
Dane spółki
Dla spółki trzeba ustalić:
- firmę, czyli nazwę spółki
- siedzibę
- adres
- kody PKD
- wysokość kapitału zakładowego
- liczbę i wartość nominalną udziałów
- podział udziałów
- skład zarządu
- sposób reprezentacji
- rok obrotowy
- planowany model działalności
- informację czy spółka będzie potrzebowała VAT, VAT-UE, albo innych zgłoszeń
Podpis kwalifikowany, profil zaufany i PESEL
Przy S24 dokumenty muszą zostać podpisane elektronicznie. W przypadku polskich obywateli często wykorzystuje się profil zaufany albo podpis kwalifikowany. Przy cudzoziemcach najczęściej kluczowy jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Przed rozpoczęciem rejestracji należy sprawdzić:
- czy podpis działa technicznie
- czy jest akceptowany przez system
- czy dane w certyfikacie odpowiadają danym w paszporcie
- czy imiona i nazwiska są zapisane w tej samej kolejności
- czy nie ma problemów z transliteracją
- czy każda osoba, która ma podpisać dokumenty może faktycznie to zrobić
- czy podpis nie wygasa w trakcie procesu
Najczęstszy błąd to odkładanie weryfikacji podpisu na sam koniec. Przy cudzoziemcach podpis należy sprawdzić przed przygotowaniem finalnych dokumentów.
Pełnomocnictwo do założenia spółki
W niektórych sprawach cudzoziemiec może działać przez pełnomocnika. Nie zawsze będzie to jednak prostsze niż osobiste podpisanie dokumentów elektronicznie.
Przy pełnomocnictwie trzeba ustalić:
- kto udziela pełnomocnictwa
- komu udzielane jest pełnomocnictwo
- jaki jest dokładny zakres umocowania
- czy pełnomocnictwo obejmuje zawarcie umowy spółki
- czy pełnomocnictwo obejmuje objęcie udziałów
- czy pełnomocnik może składać wnioski do KRS
- czy dokument wymaga formy szczególnej
- czy potrzebne jest apostille, albo inne poświadczenie
- czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe
Jeżeli czynność ma być dokonana u notariusza, pełnomocnictwo powinno zostać zweryfikowane przed terminem czynności. Dokument akceptowalny biznesowo nie zawsze będzie akceptowalny dla polskiego notariusza.
Dokumenty zagraniczne, apostille i tłumaczenia
Przy wspólnikach będących osobami fizycznymi dokumentacja może być ograniczona. Przy zagranicznych spółkach jako wspólnikach zakres dokumentów rośnie.
W praktyce mogą być potrzebne:
- dokument tożsamości
- odpis z rejestru zagranicznego podmiotu
- dokument potwierdzający osoby uprawnione do reprezentacji
- dokument struktury właścicielskiej
- pełnomocnictwo
- apostille, albo inna forma poświadczenia
- tłumaczenie przysięgłe na język polski
- dokumenty wymagane przez bank, księgowość, albo procedury AML
Nie należy automatycznie zakładać, że każdy dokument zagraniczny będzie wystarczający w Polsce. Trzeba sprawdzić, do jakiej czynności ma być użyty: do KRS, aktu notarialnego, banku, księgowości, VAT albo procedury compliance.
Adres spółki i biuro wirtualne
Spółka z o.o. musi mieć siedzibę i adres. Dla cudzoziemców, którzy nie mają lokalu w Polsce, praktycznym rozwiązaniem bywa biuro wirtualne.
Przed wyborem adresu warto sprawdzić:
- czy umowa pozwala na rejestrację spółki pod tym adresem
- czy obsługiwana jest korespondencja
- czy korespondencja jest skanowana i przekazywana terminowo
- czy można odebrać oryginały dokumentów
- kto odpowiada za awizowanie przesyłki
- czy adres nie powoduje problemów przy banku, albo VAT
- czy dostawca ma doświadczenie z klientami zagranicznymi
Adres nie jest wyłącznie formalnością. Jest jednym z punktów styku spółki z sądem, urzędem skarbowym, kontrahentami, bankiem i księgowością.
Kapitał zakładowy i udziały
Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5.000 zł. Minimalna wartość nominalna udziału wynosi 50 zł.
Przed rejestracją trzeba zdecydować:
- jaka będzie wysokość kapitału
- ile udziałów zostanie utworzonych
- jaka będzie nominalna wartość udziału
- czy wspólnik może mieć jeden czy więcej udziałów
- jaki będzie podział udziałów
- czy struktura udziałowa ma konsekwencje dla kontroli spółki
- czy nie powstają ryzyka podatkowe, ubezpieczeniowe, albo korporacyjne
Nie zawsze warto ustawiać kapitał na minimalnym poziomie. Przy projektach wymagających wiarygodności wobec banku, kontrahentów albo marketplace można rozważyć wyższy kapitał albo inne instrumenty finansowania.
PKD i przedmiot działalności
Kody PKD powinny odpowiadać rzeczywistemu modelowi działalności. Przy e-commerce trzeba uwzględnić nie tylko sprzedaż detaliczną przez Internet, ale też ewentualny import, hurt, magazynowanie, usługi marketingowe, logistykę albo pośrednictwo.
Błędem jest wpisywanie przypadkowej, zbyt szerokiej listy PKD bez refleksji nad modelem biznesowym. Z drugiej strony zbyt wąski wybór PKD może wymagać późniejszej aktualizacji.
Przy działalności regulowanej trzeba dodatkowo sprawdzić, czy dany rodzaj działalności wymaga zezwolenia, koncesji, wpisu do rejestru albo spełnienia szczególnych warunków.
Koszty urzędowe i podatkowe
Przy rejestracji spółki trzeba odróżnić wynagrodzenie kancelarii od kosztów zewnętrznych.
Typowo pojawiają się:
- opłata sądowa za wpis do KRS
- opłata za zgłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
- PCC od umowy spółki
- opłata skarbowa od pełnomocnika jeśli występuje
- koszty notarialne jeśli spółka zakładana jest u notariusza
- koszty tłumaczeń przysięgłych
- koszty apostille, albo poświadczeń
- koszt podpisów kwalifikowanych
- koszt biura wirtualnego
- koszty księgowości
Przy S24 PCC nie jest pobierane przez notariusza, więc trzeba pamiętać o jego odrębnym rozliczeniu. Przy akcie notarialnym rozliczenie PCC odbywa się inaczej, ponieważ notariusz pełni funkcję płatnika.
Proces rejestracji krok po kroku
Krok 1: kwalifikacja sprawy
Najpierw należy ustalić, czy sprawa nadaje się do S24, czy wymaga notariusza. To najważniejszy etap decyzyjny.
Krok 2: zebranie danych
Należy zebrać dane wspólników, zarządu, spółki, adresu, PKD, kapitału i udziałów.
Krok 3: weryfikacja podpisów
Przed przygotowaniem finalnych dokumentów trzeba sprawdzić podpisy elektroniczne osób podpisujących.
Krok 4: przygotowanie dokumentów
W zależności od trybu przygotowuje się dokumenty w S24 albo projekt umowy spółki i dokumenty notarialne.
Krok 5: podpisanie dokumentów
W S24 dokumenty podpisywane są elektronicznie. U notariusza dokumenty podpisywane są w formie aktu notarialnego albo przez pełnomocnika.
Krok 6: złożenie wniosku do KRS
Po podpisaniu dokumentów składany jest wniosek rejestrowy.
Krok 7: monitorowanie wpisu
Trzeba monitorować status sprawy i reagować na ewentualne wezwania sądu.
Krok 8: obowiązki po wpisie
Po wpisie do KRS rozpoczyna się etap obowiązków postrejestracyjnych: CRBR, NIP-8, e-Doręczenia, księgowość, rachunek bankowy, VAT i dokumentacja korporacyjna.
FAQ
Czy cudzoziemiec może zarejestrować spółkę w S24?
Tak, jeżeli spełnione są warunki techniczne i formalne, w szczególności dotyczące podpisu elektronicznego oraz standardowej umowy spółki.
Czy S24 jest zawsze tańsze od notariusza?
Zwykle S24 jest tańsze pod względem kosztów urzędowych i obsługi prostych spraw. Nie zawsze jest jednak lepsze. Przy złożonych strukturach oszczędność na starcie może oznaczać większe koszty później.
Czy dokumenty zagraniczne zawsze wymagają apostille?
Nie zawsze. To zależy od rodzaju dokumentu, kraju jego pochodzenia i celu użycia w Polsce. W praktyce dokumenty używane przed notariuszem, sądem, bankiem albo urzędem często wymagają poświadczenia i tłumaczenia.
Czy można założyć spółkę przez pełnomocnika?
Tak, ale pełnomocnictwo musi mieć właściwy zakres i formę. Przy dokumentach zagranicznych trzeba sprawdzić wymogi poświadczenia i tłumaczenia.
Ile trwa rejestracja spółki z o.o. przez cudzoziemca?
Czas zależy od kompletności danych, podpisów, dokumentów, trybu rejestracji i obciążenia sądu. W praktyce największe opóźnienia wynikają nie z samego KRS, lecz z braków w dokumentach, podpisach i danych.
Jak MB/LAW może pomóc?
MB/LAW może przeprowadzić kwalifikację sprawy, przygotować checklistę dokumentów, zweryfikować, czy właściwy będzie S24, czy akt notarialny, przygotować dokumenty rejestracyjne i skoordynować obowiązki po wpisie do KRS.
Pomagamy również przy sprawach z elementem zagranicznym: dokumentach obcojęzycznych, pełnomocnictwach, strukturach joint venture, e-commerce, księgowości, VAT i bieżącej obsłudze spółki.
Michał Burek, LL.M. — radca prawny, kwalifikowany doradca restrukturyzacyjny, właściciel MB/LAW. Specjalizuje się w prawie korporacyjnym, restrukturyzacyjnym i obsłudze przedsiębiorców, w tym projektach z elementem transgranicznym.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Rejestracja spółki z udziałem cudzoziemca wymaga każdorazowej analizy struktury wspólników, dokumentów, podpisów, modelu działalności oraz obowiązków podatkowych i compliance.
