Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółki – co warto wiedzieć?

Zmiana formy prawnej z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę to jeden z częstszych kroków w rozwoju firmy. Powody bywają różne – ograniczenie osobistej odpowiedzialności, przygotowanie do wejścia inwestora, restrukturyzacja na potrzeby sukcesji. Niezależnie od motywacji proces przekształcenia jest ściśle sformalizowany: Kodeks Spółek Handlowych precyzyjnie określa, jakie ścieżki są dopuszczalne. W tym wpisie omówimy, w jakie formy prawne można przekształcić JDG, jak przebiega procedura krok po kroku oraz jakich kosztów i konsekwencji prawnych należy się spodziewać. Zapraszamy!

Przekształcanie działalności – co mówi KSH?

Podstawę prawną stanowi art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych, który przewiduje, że przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą może przekształcić formę prowadzonej działalności wyłącznie w jednoosobową spółkę kapitałową. Oznacza to, że dostępne formy docelowe to:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.),
• prosta spółka akcyjna (PSA),
• spółka akcyjna (S.A.).

Spośród tych trzech form zdecydowanie najczęściej wybieraną jest spółka z o.o. – z uwagi na niski próg kapitału zakładowego (5 000 zł), stosunkowo prostą strukturę zarządzania i ograniczoną odpowiedzialność wspólników.

Warto wiedzieć: spółki osobowe – komandytowa, jawna, partnerska – nie są objęte katalogiem z art. 551 § 5 KSH. Bezpośrednie przekształcenie JDG w którąkolwiek z nich nie jest możliwe. Jeśli docelową formą ma być np. spółka komandytowa, konieczne jest przeprowadzenie dwóch przekształceń: najpierw JDG w sp. z o.o., a następnie sp. z o.o. w sp. k.

Czym jest przekształcenie właściwe?

Przekształcenie uregulowane w KSH to nie likwidacja firmy i zakładanie nowej. To zmiana formy prawnej z zachowaniem ciągłości działalności: spółka przekształcona przejmuje prawa przysługujące dotychczas przedsiębiorcy – kontrakty handlowe, zezwolenia, koncesje i ulgi (o ile przepisy lub decyzje administracyjne nie stanowią inaczej). Pracownicy automatycznie stają się pracownikami spółki na dotychczasowych warunkach.

Dwa istotne zastrzeżenia:

1. Ograniczona sukcesja podatkowa. Zaległości podatkowe nie przechodzą na spółkę w drodze sukcesji – pozostają przy osobie fizycznej. Spółka może jednak ponosić za nie odpowiedzialność solidarną jako osoba trzecia na podstawie art. 112b Ordynacji podatkowej.
2. Nieruchomości. Część orzecznictwa (m.in. SO w Łodzi i SO w Warszawie) kwestionuje automatyczne przejście własności nieruchomości na spółkę przekształconą. Jeśli majątek przedsiębiorcy obejmuje nieruchomości, kwestię tę warto wyjaśnić z prawnikiem przed rozpoczęciem procedury.

Procedura przekształcenia – trzy etapy

Etap I – menedżerski

Pierwszym krokiem jest sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Na tej podstawie ustala się wartość bilansową majątku przedsiębiorcy.

Następnie sporządza się plan przekształcenia w formie aktu notarialnego. Plan musi zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku. Obligatoryjne załączniki to projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego spółki oraz wycena składników majątku (aktywów i pasywów).

Po przygotowaniu planu przedsiębiorca składa do sądu rejestrowego wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta w celu zbadania planu – wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych (wniosek papierowy nie zostanie rozpatrzony). Opłata sądowa od wniosku wynosi 300 zł. We wniosku można wskazać konkretnego biegłego, z którym przedsiębiorca wcześniej uzgodnił warunki – sądy często przychylają się do takiego wskazania, co skraca procedurę. Sąd wyznacza biegłego zazwyczaj w ciągu miesiąca; biegły dysponuje maksymalnie dwoma miesiącami na sporządzenie opinii.

Etap II – właścicielski

Po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego przedsiębiorca składa u notariusza oświadczenie o przekształceniu i przyjmuje akt założycielski spółki – oba dokumenty wymagają formy aktu notarialnego i mogą zostać sporządzone podczas jednej wizyty. Notariusz pobiera wówczas podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 0,5% kapitału zakładowego. W oświadczeniu o przekształceniu przedsiębiorca wskazuje m.in. formę prawną spółki, wysokość kapitału zakładowego, prawa przyznane mu osobiście jako wspólnikowi oraz skład zarządu.

Etap III – sądowy

Wniosek o wpis przekształcenia do KRS składają wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Opłata sądowa wynosi 500 zł, do tego dochodzi 100 zł za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Sąd rozpoznaje wniosek zazwyczaj w terminie 2–4 tygodni. Z chwilą wpisu do KRS przedsiębiorca przekształcany staje się spółką, a osoba fizyczna – jej jedynym wspólnikiem. Jednocześnie następuje wykreślenie z CEIDG. Spółka uzyskuje nowy NIP i REGON.

Czas trwania i koszty przekształcenia JDG

Odpowiedzialność po przekształceniu

Przekształcenie nie zwalnia osoby fizycznej z odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przed jego dniem. Na podstawie art. 584¹³ KSH przedsiębiorca przekształcany odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia przez 3 lata od tego dnia. Przekształcenie nie jest metodą na uniknięcie wcześniejszych długów – jest zmianą formy prawnej kontynuowanej działalności.

Przekształcenie JDG w spółkę kapitałową to procedura sformalizowana, ale dobrze uregulowana – przy właściwym przygotowaniu możliwa do przeprowadzenia sprawnie i bez zakłócenia bieżącej działalności. Najważniejsze, aby osoby przeprowadzające je realistyczne zaplanowały czas i koszty oraz przeanalizowały wszystkie konsekwencje podatkowe przed podjęciem decyzji. Jeśli rozważasz zmianę formy prawnej swojej działalności, zapraszamy do kontaktu z kancelarią MB Law. Przeprowadzimy analizę sytuacji, dobierzemy optymalną formę docelową i zajmiemy się całością dokumentacji – od planu przekształcenia po wpis do KRS.